mika holt deine Belege aus Gmail.

mika fragt bei Gmail nur Mails mit Anhang ab, deren Betreff oder Absender nach Rechnung klingt oder die du selbst mit „mika“ markiert hast. Davon speichert mika nur die, die die KI als Rechnung, Beleg oder Gutschrift erkennt. Alle anderen Mails bleiben, wo sie sind. Die Freigabe für dein Postfach speichert mika verschlüsselt, und die KI, die deine Rechnungs-Mails sortiert, läuft auf Servern in der EU.

Ja. Das Postfach deiner Firma in Google Workspace verbindest du genauso wie eine Gmail-Adresse.

Ja. Bei der ersten Synchronisierung wählst du, ab wann mika Mails holt, auch aus dem letzten Jahr. So kommen fehlende Belege für deinen Jahresabschluss mit der ersten Synchronisierung, und jede Rechnung, die mika ihrer Zahlung zuordnet, schließt ihr Todo „Fehlende Rechnung“.

Dann mach weiter wie bisher. Kommt dieselbe Rechnung aus Gmail und über deine Belege-Adresse, macht mika daraus einen Beleg und eine Buchung.

Mails mit Anhang, die nach Rechnung aussehen, etwa mit „Rechnung“, „Invoice“ oder „Beleg“ im Betreff. Die KI liest Absender, Betreff, Text und die Namen der Anhänge und entscheidet, ob die Mail eine Rechnung, einen Beleg oder eine Gutschrift bringt. Newsletter, Verträge und Gehaltsabrechnungen lässt sie liegen, auch mit PDF.

Am grünen Label „mika“ und den Labels „processed“ und „skipped“ darunter, die du in Gmail findest, sobald dein Postfach verbunden ist. Jede Mail, aus der mika einen Beleg gemacht hat, trägt „mika“ und „processed“. Mails, die mika angesehen und liegen gelassen hat, tragen „skipped“. Hat eine Rechnung einen ungewöhnlichen Betreff, gib ihr selbst das Label „mika“. Dann sieht mika sie sich bei der nächsten Synchronisierung an.

Ja. Verbinde so viele Postfächer mit mika, wie du brauchst, etwa deins und buchhaltung@. Die Belege landen alle in derselben Liste.

In mika unter Einstellungen, Integrationen, Gmail klickst du auf „Postfach verbinden“ und dann auf „Mit Google verbinden“. Auf Googles Seite gibst du die Freigabe. Zurück in mika wählst du, ab wann die erste Synchronisierung Mails holt, und startest sie. Danach läuft der Abgleich jede Nacht.

Ein Klick auf „Trennen“ beendet den Zugang bei Google. Bereits importierte Belege bleiben in mika. Auf Wunsch entfernt mika auch seine Labels aus deinem Postfach.