Kurz zusammengefasst
Aktuell musst du Buchungsbelege in der Regel acht Jahre aufbewahren. Die Bundesregierung hat jedoch vorgeschlagen, diese Frist künftig auf 15 Jahre zu verlängern. Ob die Änderung tatsächlich in Kraft tritt, ist derzeit noch offen.
Pflicht statt Kür
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gehört für die meisten Unternehmer sicherlich nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Allerdings ist dieser Prozess keine Kür, sondern eine Pflicht, die du umsetzen musst. Wer zu früh schreddert, riskiert bei einer Betriebsprüfung erhebliche Nachteile, von der Schätzung bis zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs.
Dabei brachte das Jahr 2024 eigentlich eine echte Erleichterung: Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
Doch die Erleichterung könnte nur von kurzer Dauer sein.
Was sich mit dem Aktionsplan vom 16. Juli ändern könnte
Bundesfinanzminister Lars Klingbeil und Bundesjustizministerin Dr. Stefanie Hubig haben einen neuen Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität vorgestellt. Eine der geplanten Maßnahmen: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege soll auf 15 Jahre verlängert werden. Damit könnte aus der gerade erst beschlossenen Entlastung schon bald eine deutlich längere Aufbewahrungspflicht werden.
Nach Angaben der Bundesregierung soll die längere Aufbewahrungsfrist den Zugriff auf wichtige Beweismittel über einen längeren Zeitraum sicherstellen und so die Verfolgung von Steuerstraftaten erleichtern. Ob und wann die Maßnahme tatsächlich gesetzlich umgesetzt wird, ist derzeit noch offen.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Unterlagen?
Je nach Art des Dokuments gelten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Während du einige Unterlagen bereits nach sechs Jahren vernichten darfst, musst du andere deutlich länger aufbewahren. Die folgende Übersicht zeigt die derzeit geltenden Fristen sowie die aktuell diskutierte Änderung für Buchungsbelege:
| Unterlagenart | Frist aktuell | Geplante Änderung |
|---|---|---|
| Handelsbriefe und geschäftliche E-Mails | 6 Jahre | keine |
| Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen) | 8 Jahre | mögliche Verlängerung auf 15 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Bilanzen und GoBD-Verfahrensdokumentationen | 10 Jahre | keine |
Falls du den großen Ausmist-Tag für dieses Jahr übrigens noch vor dir hast: Hier erfährst du alles über die Aufbewahrungsfristen 2026, was weg kann und was bleiben muss. Dort zeigen wir dir ganz genau, was du nach den aktuell gültigen Regeln jetzt sofort vernichten darfst.
Warum erleichtert digitale Archivierung die Einhaltung?
Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums verursacht eine längere Aufbewahrung digitaler Unterlagen nur einen geringen zusätzlichen Aufwand. Für Unternehmen bedeutet die Vielzahl unterschiedlicher Fristen jedoch, dass eine strukturierte und revisionssichere Archivierung zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Unabhängig davon, ob du Buchungsbelege künftig 8, 10 oder möglicherweise 15 Jahre aufbewahren musst: Während der gesamten Aufbewahrungsfrist müssen sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Wer Belege ausschließlich in Datei-Ordnern oder E-Mail-Postfächern speichert, erfüllt die Vorgaben der GoBD an Unveränderbarkeit und Revisionssicherheit häufig nicht. Seit der Einführung der E-Rechnung Pflicht musst du digitale Originalbelege zudem revisionssicher archivieren.
Um diese Anforderungen zuverlässig einzuhalten, setzen viele Unternehmen auf digitale Buchhaltungslösungen mit integrierter Archivierung. Diese ermöglichen eine zentrale und revisionssichere Ablage von Belegen und unterstützen dich dabei, gesetzliche Vorgaben im Arbeitsalltag umzusetzen.
Auch mika bietet entsprechende Funktionen: Belege, die du hochlädst oder per E-Mail weiterleitest, werden GoBD-konform archiviert. Darüber hinaus prüft die Software Rechnungen auf Pflichtangaben nach § 14 UStG, erkennt formale Fehler und weist auf fehlende Angaben hin. Auch steuerliche Besonderheiten, etwa bei Bewirtungsbelegen, werden berücksichtigt.
Aufbewahrungspflichten nach einer Unternehmensschließung
Nach der Schließung einer GmbH oder UG enden die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht automatisch. Denn auch nach Beendigung der Geschäftstätigkeit musst du relevante Unterlagen bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufheben.
Sollte die vorgeschlagene Frist von 15 Jahren gesetzlich umgesetzt werden, würden sich somit auch die Aufbewahrungszeiträume verlängern. Du musst deine geschäftlichen Unterlagen also auch nach einer Schließung deines Unternehmens ordnungsgemäß und fristgemäß aufbewahren.
Was bedeutet das bei einem Softwarewechsel?
Wenn du einen Wechsel des Buchhaltungssystems anstrebst, spielt dabei auch die Archivierung eine wichtige Rolle. Je nach System müssen archivierte Daten über einen längeren Zeitraum zugänglich bleiben oder im gesetzlich vorgeschriebenen Format exportiert werden.
Digitale Buchhaltungslösungen sollten daher nicht nur die Archivierung selbst, sondern auch einen vollständigen und GoBD-konformen Datenexport ermöglichen.
mika stellt einen entsprechenden Datenexport bereit. Dadurch kannst du deine archivierten Unterlagen auch nach einem Systemwechsel oder einer Unternehmensschließung weiter vorhalten, ohne dauerhaft auf das ursprüngliche Buchhaltungssystem angewiesen zu sein.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie lange müssen Rechnungen aktuell aufbewahrt werden?
Aktuell musst du Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen in der Regel acht Jahre aufbewahren. Vor dem BEG IV waren es 10 Jahre.
Gibt es geplante Änderungen bei den Fristen?
Ja. Die Bundesregierung hat vorgeschlagen, diese Frist künftig auf 15 Jahre zu verlängern. Ob die Änderung tatsächlich in Kraft tritt, ist derzeit noch offen.
Was droht, wenn Unterlagen zu früh vernichtet werden?
Wer zu früh schreddert, riskiert bei einer Betriebsprüfung erhebliche Nachteile, von der Schätzung bis zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs.
Reicht es, Belege einfach in normalen Ordnern abzuspeichern?
In der Regel nicht. Wer Belege ausschließlich in normalen Ordnern oder E-Mail-Postfächern speichert, kann die Anforderungen der GoBD insbesondere an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und ordnungsgemäße Aufbewahrung häufig nicht erfüllen.
Müssen Unterlagen auch nach einer Unternehmensschließung aufbewahrt werden?
Ja. Nach einer Schließung oder Liquidation einer GmbH oder UG enden die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht automatisch. Relevante Unterlagen musst du bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufheben.
Fazit
Ob derzeit 6, 8 oder 10 Jahre oder künftig möglicherweise 15 Jahre: Entscheidend ist eine strukturierte und revisionssichere Archivierung aller steuerlich relevanten Unterlagen. Digitale Archivierungslösungen können dich dabei unterstützen, gesetzliche Anforderungen zuverlässig einzuhalten und auch auf zukünftige Änderungen der Aufbewahrungspflichten vorbereitet zu sein.
Wer seine Unterlagen von Anfang an digital und strukturiert archiviert, profitiert auch langfristig. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist lassen sich Dokumente leichter identifizieren und gezielt aus dem Archiv entfernen, anstatt sie aufwendig in Papierordnern oder unübersichtlichen Dateiablagen suchen zu müssen. Eine frühzeitige Organisation erleichtert damit nicht nur den laufenden Arbeitsalltag, sondern auch die spätere Verwaltung des Archivs.