Aufbewahrungsfristen 2026: Was weg kann – und was bleiben muss
Direct Answer
Ab 2026 gelten neue Regeln: Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge) müssen nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden – du kannst also Jahrgänge bis 2017 vernichten. Für Jahresabschlüsse und Bilanzen bleibt es bei 10 Jahren (bis 2015). Handelsbriefe und Angebote haben eine Frist von 6 Jahren (bis 2019). Wichtig: Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres der Erstellung.
Einleitung
Hand aufs Herz: Niemand mag das Archiv. Es kostet Platz, Geld und Nerven. Aber für GmbH-Geschäftsführer ist die korrekte Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen keine Kür, sondern harte Pflicht. Wer zu früh schreddert, riskiert bei der nächsten Betriebsprüfung massive Probleme – von der Schätzung bis zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs. Doch 2026 bringt eine echte Erleichterung: Der Gesetzgeber hat mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) die Fristen für viele Belege verkürzt. Statt 10 Jahre müssen Rechnungen oft nur noch 8 Jahre liegen bleiben. Was das konkret für dein Entrümpelungs-Projekt 2026 bedeutet und welche Fallen du vermeiden musst, klären wir jetzt.
TL;DR
Ab 2026 dürfen Buchungsbelege (Rechnungen) schon nach 8 Jahren vernichtet werden (Jahrgänge bis 2017). Für Bilanzen bleibt es bei 10 Jahren. E-Rechnungen müssen zwingend digital archiviert werden.
Key Takeaways
- 1. Neue 8-Jahres-Frist: Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge) müssen dank BEG IV nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden. Jahrgänge bis 2017 können 2026 weg.
- 2. 10 Jahre bleiben Pflicht: Für Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist. Hier darfst du 2026 erst Jahrgänge bis 2015 vernichten.
- 3. Digital ist Pflicht: E-Rechnungen müssen zwingend digital und revisionssicher archiviert werden. Ausdrucken und Abheften genügt den GoBD nicht mehr.
Die Revolution: 8 Jahre statt 10 Jahre für Buchungsbelege
Das ist die wichtigste Nachricht für 2026: Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ist in Kraft und hat die Aufbewahrungsfristen für sogenannte Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Das klingt nach trockener Theorie, hat aber einen enormen praktischen Nutzen: du darfst früher ausmisten.
Diese Änderung gilt rückwirkend für alle Belege, deren alte 10-Jahres-Frist am 01.01.2026 noch nicht abgelaufen war. Das bedeutet für das Jahr 2026:
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 (und früher) dürfen vernichtet werden.
- Nach der alten Regelung hättest du diese bis Ende 2027 aufbewahren müssen – du sparst dir also zwei volle Jahre Archivierung.
Was zählt zu den Buchungsbelegen (8 Jahre)?
Unter die neue 8-Jahres-Frist fallen alle Dokumente, die Grundlage einer Buchung sind. Dazu gehören:
- Eingangsrechnungen (Lieferanten)
- Ausgangsrechnungen (Kunden)
- Kontoauszüge
- Kassenbelege und Quittungen
- Lohn- und Gehaltslisten (soweit sie als Buchungsbeleg dienen)
- Reisekostenabrechnungen
Wichtig: Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Für eine Rechnung vom 15.03.2017 begann die Frist am 31.12.2017. Plus 8 Jahre = 31.12.2025. Ab dem 01.01.2026 ist sie "frei".
Die Klassiker: Was weiterhin 10 Jahre bleiben muss
Vorsicht beim Schreddern: Die Verkürzung auf 8 Jahre gilt nicht für alle Unterlagen. Für die "harten" Bilanzunterlagen bleibt es bei der strengen 10-Jahres-Frist. Hier hat der Gesetzgeber keine Erleichterung gewährt.
Diese Dokumente musst du weiterhin 10 Jahre aufbewahren (Vernichtung 2026 möglich für Jahrgänge bis 2015):
- Jahresabschlüsse (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung)
- Eröffnungsbilanzen
- Inventare (z.B. Inventurlisten)
- Lageberichte
- Handelsbücher (Journal, Hauptbuch)
- Organisationsunterlagen (Dazu gehören Arbeitsanweisungen und vor allem deine Verfahrensdokumentation nach GoBD!)
Ein häufiger Fehler: Die Verfahrensdokumentation wird oft vergessen. Wenn du 2017 eine Software eingeführt hast, musst du die Dokumentation dazu 10 Jahre aufbewahren – auch wenn die Rechnungen aus dieser Software schon nach 8 Jahren weg dürften. Im Zweifel gilt: Lieber die 10 Jahre abwarten, als eine Lücke in der Dokumentation zu riskieren.
Die Schnellen: 6 Jahre für Handelsbriefe
Für die reine Geschäftskorrespondenz gilt weiterhin die kürzere Frist von 6 Jahren. Das betrifft Dokumente, die zwar geschäftlich relevant sind, aber keine direkten Buchungsbelege darstellen.
Vernichtung 2026 möglich für Jahrgänge bis 2019:
- Empfangene Handelsbriefe (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Reklamationen)
- Kopien abgesandter Handelsbriefe
- Angebote, die zum Auftrag geführt haben (Angebote ohne Auftrag müssen gar nicht aufbewahrt werden)
- Mahnungen
- Verträge (Achtung: Frist beginnt erst nach Vertragsende!)
Ein Praxis-Beispiel zur Unterscheidung:Ein Kunde schickt dir eine E-Mail mit einer Bestellung (Handelsbrief -> 6 Jahre). du schickst ihm daraufhin eine Rechnung (Buchungsbeleg -> 8 Jahre). Die E-Mail darf also zwei Jahre früher gelöscht werden als die Rechnungskopie.
Digitalisierung & E-Rechnung: Papier ist keine Lösung mehr
Seit dem 01.01.2025 gilt für alle B2B-Geschäfte in Deutschland die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Das hat massive Auswirkungen auf deine Archivierung. Eine E-Rechnung ist ein digitales Original. Es reicht nicht, diese auszudrucken und abzuheften. Das Papier wäre nur eine Kopie, das digitale Original muss zwingend digital archiviert werden.
Die GoBD-Falle
Wer E-Rechnungen einfach nur in einem Ordner auf dem Desktop speichert, verstößt gegen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Ein einfaches Dateisystem ist veränderbar – und damit nicht revisionssicher.
du brauchst ein System, das:
- 1. Dokumente unveränderbar speichert (Festschreibung).
- 2. Jede Änderung protokolliert (Versionierung).
- 3. Die Auffindbarkeit über die gesamte Frist (jetzt 8 oder 10 Jahre) garantiert.
Genau hier scheitern viele manuelle Ablagen. Wer seine Buchhaltung noch mit "Ordnern auf dem Server" macht, steht 2026 mit einem Bein im Risiko.
Die Lösung: Automatische Archivierung mit mika
Statt jedes Jahr Listen zu wälzen und Aktenvernichter zu füttern, kannst du das Thema Archivierung auch einfach automatisieren. mika ist die KI-Alternative zum Steuerbüro für GmbHs und UGs – und das Archiv ist inklusive.
So löst du das Problem mit mika:
- Revisionssichere Speicherung: Jeder Beleg, den du hochlädst oder per E-Mail weiterleitest, wird sofort GoBD-konform archiviert. du musst dich nicht um Backups oder Unveränderbarkeit kümmern.
- Automatische Belegprüfung: Bevor archiviert wird, wird geprüft. Bei mika wird jeder Beleg automatisch auf Korrektheit und Steuerabziehbarkeit geprüft. Das schützt dich davor, 8 Jahre lang einen falschen Beleg aufzubewahren, der bei einer Prüfung dann abgelehnt wird.
- Intelligente Suche: du suchst eine Rechnung von 2024? Statt in Ordnern zu blättern, fragst du einfach die KI. mika findet Dokumente in Sekunden wieder.
Mit einer End-to-End-Plattform wie mika erledigst du Buchhaltung und Jahresabschluss selbst – und die Archivierung läuft lautlos im Hintergrund mit. So erfüllst du alle gesetzlichen Pflichten, ohne dass du jemals wieder über "8 oder 10 Jahre" nachdenken musst.
Aufbewahrungsfristen 2026 im Überblick
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F: Was passiert, wenn ich Belege zu früh vernichte?
A: Das kann teuer werden. Fehlen bei einer Betriebsprüfung Belege, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen und deine Gewinne schätzen (was meist zu deinen Ungunsten ausfällt). Im schlimmsten Fall droht ein Verfahren wegen Steuergefährdung. Deshalb: Im Zweifel lieber ein Jahr länger aufbewahren.
F: Gilt die 8-Jahres-Frist auch für Lieferscheine?
A: Lieferscheine müssen aufbewahrt werden, bis die dazugehörige Rechnung eingegangen ist. Dienen sie danach als Buchungsbeleg (weil die Rechnung z.B. keine Details enthält), gilt die 8-Jahres-Frist. Enthalten sie keine buchungsrelevanten Infos, können sie theoretisch nach Erhalt der Rechnung vernichtet werden – in der Praxis werden sie oft wie Handelsbriefe (6 Jahre) behandelt.
F: Wie archiviere ich E-Mails mit Rechnungen richtig?
A: Die E-Mail selbst ist ein Handelsbrief (6 Jahre), der Anhang (die Rechnung) ein Buchungsbeleg (8 Jahre). Beide müssen revisionssicher gespeichert werden. Ein einfaches Weiterleiten an ein Archiv-System oder eine Lösung wie mika ist der sicherste Weg. Wichtig: Die E-Mail darf nicht verändert werden.
F: Muss ich Verträge auch nach 6 Jahren vernichten?
A: Nein, du *darfst*, musst aber nicht. Bei Verträgen beginnt die 6-Jahres-Frist erst nach dem Ende der Vertragsdauer. Ein Mietvertrag von 2010, der 2024 endete, muss bis Ende 2030 aufbewahrt werden. Solange der Vertrag läuft, musst du ihn natürlich behalten.
F: Hilft mir mika bei der Einhaltung der Fristen?
A: Ja. mika archiviert alle deine Belege und Dokumente automatisch GoBD-konform in der Cloud. du musst dir keine Sorgen um Löschfristen oder verlorene Ordner machen. Da mika die Buchhaltung und den Jahresabschluss für GmbHs und UGs digital abbildet, ist dein Archiv immer synchron mit deinen Büchern.
Weitere häufige Fragen (PAA)
F: Welche Unterlagen darf ich 2026 als GmbH vernichten?
A: du darfst 2026 Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge) aus 2017 und früher vernichten (8 Jahre Frist). Jahresabschlüsse und Bilanzen dürfen erst vernichtet werden, wenn sie aus 2015 oder früher stammen (10 Jahre Frist). Handelsbriefe aus 2019 und früher können ebenfalls entsorgt werden (6 Jahre Frist).
F: Gilt die Verkürzung auf 8 Jahre rückwirkend?
A: Ja, die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV gilt auch rückwirkend für alle Belege, deren Frist am 01.01.2026 noch nicht abgelaufen war. Deshalb können Belege aus 2016 und 2017 bereits jetzt vernichtet werden.
F: Muss ich E-Rechnungen ausdrucken für die Aufbewahrung?
A: Nein, im Gegenteil! E-Rechnungen (wie XRechnung oder ZUGFeRD) sind digitale Originale und müssen zwingend digital und revisionssicher (GoBD-konform) archiviert werden. Ein Ausdruck gilt lediglich als Kopie und genügt den steuerlichen Anforderungen nicht.
F: Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist genau?
A: Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Beispiel: Eine Rechnung vom 05.01.2017 hat Fristbeginn 31.12.2017. Die 8-Jahres-Frist endet somit am 31.12.2025.
Quellen
- winheller.com: https://winheller.com/blog/verkuerzte-belegaufbewahrungsfrist/
- ecovis-kso.com: https://ecovis-kso.com/blog/aufbewahrungsfristen-2025-archivierungspflicht-fuer-geschaeftsunterlagen/
- impulse.de: https://www.impulse.de/finanzen/aufbewahrungsfristen/3548642.html
- hwk-reutlingen.de: https://www.hwk-reutlingen.de/newsansicht-detail/article/aufbewahrungsfristen-was-2026-weg-kann.html
- iww.de: https://www.iww.de/astw/abgabenordnung/verkuerzung-der-aufbewahrungsfrist-keine-neuberechnung-der-rueckstellung-notwendig-f168225
Schluss mit Aktenordnern? Teste mika und archiviere deine Belege automatisch und rechtssicher.