Datenschutzerklärung mobile App

1. Einleitung

Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer mobilen App (nachfolgend nur “App”). Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf eine konkrete natürliche Person beziehbar sind, z. B. ihr Name oder ihre IP-Adresse.

1.1 Kontaktdaten

Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Get Mika GmbH, Köpenicker Str. 10, 10997 Berlin, Deutschland, E-Mail: [email protected]. Gesetzlich vertreten werden wir durch Agnieszka Walorska, Henry Müssemann, Lukas Linnekuhle-Brunner.

Unser Datenschutzbeauftragter ist über die heyData GmbH, Bertolt-Brecht-Platz 3, 10117 Berlin, www.heydata.eu, E-Mail: [email protected] erreichbar.

1.2 Umfang der Datenverarbeitung, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Den Umfang der Verarbeitung der Daten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen führen wir im Detail weiter unten aus. Als Rechtsgrundlage für eine Datenverarbeitung kommen grundsätzlich die folgenden in Betracht:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, für die wir eine Einwilligung einholen.
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO ist Rechtsgrundlage, soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, z.B. wenn ein Nutzer von uns ein Produkt erwirbt oder wir für ihn eine Leistung ausführen. Diese Rechtsgrundlage gilt auch für Verarbeitungen, die für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind, etwa bei Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO findet Anwendung, wenn wir mit der Verarbeitung personenbezogener Daten eine rechtliche Verpflichtung erfüllen, wie es z.B. im Steuerrecht der Fall sein kann.
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO dient als Rechtsgrundlage, wenn wir uns zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen berufen können, z.B. für Cookies, die für den technischen Betrieb unserer Website erforderlich sind.

1.3 Datenverarbeitung außerhalb des EWR

Soweit wir Daten an Dienstleister oder sonstige Dritte außerhalb des EWR übermitteln, garantieren Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO die Sicherheit der Daten bei der Weitergabe, soweit diese vorhanden sind, wie dies z.B. für Großbritannien, Kanada und Israel der Fall ist.

Bei der Datenweitergabe an Dienstleister in den USA ist Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, wenn sich der Dienstleister zusätzlich unter dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert hat.

In anderen Fällen (z.B. wenn kein Angemessenheitsbeschluss existiert), sind Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe im Regelfall, also soweit wir keinen abweichenden Hinweis geben, Standardvertragsklauseln. Diese sind ein von der EU-Kommission verabschiedetes Regelwerk und Teil des Vertrags mit dem jeweiligen Dritten. Nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO gewährleisten sie die Sicherheit der Datenweitergabe. Viele der Anbieter haben über die Standardvertragsklauseln hinausgehende vertragliche Garantien abgegeben, die die Daten über die Standardvertragsklauseln hinaus schützen. Das sind z.B. Garantien hinsichtlich der Verschlüsselung der Daten oder hinsichtlich einer Pflicht des Dritten zum Hinweis an Betroffene, wenn Strafverfolgungsorgane auf Daten zugreifen wollen.

1.4 Speicherdauer

Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird ihre Verarbeitung eingeschränkt, d.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die wir aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen.

1.5 Rechte der Betroffenen

Betroffene haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft,
Recht auf Berichtigung oder Löschung,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
Recht auf Datenübertragbarkeit,
Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Betroffene haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Kontaktdaten der Datenschutz-Aufsichtsbehörden sind unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html abrufbar.

1.6 Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Kunden, Interessenten oder Dritte müssen uns im Rahmen einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss eines Vertrages oder die Bereitstellung einer Leistung ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag oder sonstige Beziehung nicht mehr durchführen können.

Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet.

1.7 Keine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall

Zur Begründung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

1.8 Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns, z.B. per E-Mail oder Telefon, werden die uns mitgeteilten Daten (z.B. Namen und E-Mail-Adressen) von uns gespeichert, um Fragen zu beantworten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), an uns gerichtete Anfragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

2. Datenverarbeitung in der App

2.1 Herunterladen der App

Unsere App steht in Apple’s App Store, Google’s Play Store (nachfolgend “Stores”) zum Herunterladen bereit. Wenn Nutzer die App herunterladen, werden die erforderlichen Informationen an die Stores übertragen, also insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse und Kundennummer des Accounts, Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen und die individuelle Gerätekennziffer. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss und sind nicht dafür verantwortlich. Wir verarbeiten die Daten nur, soweit es für das Herunterladen der mobilen App auf das mobile Endgerät des Nutzers notwendig ist.

2.2 Hosting

Unsere App hostet der Anbieter Amazon Web Services EMEA SARL (AWS), Region Frankfurt (eu-central-1); Update-Server für App-Aktualisierungen ebenfalls auf AWS Frankfurt, Abgleich der Update-Kanäle über Expo (650 Industries, Inc., USA). Der Anbieter verarbeitet dabei die über die App übermittelten personenbezogenen Daten, z.B. Inhalts-, Nutzungs-, Meta-/Kommunikationsdaten oder Kontaktdaten. Es ist unser berechtigtes Interesse, eine App zur Verfügung zu stellen, so dass die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.

2.3 Informatorische Nutzung der App

Wenn Nutzer unsere App nutzen, erheben wir die Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Nutzern die Funktionen unserer App anzubieten und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Darin liegt unser berechtigtes Interesse, so dass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.

Die insoweit verarbeiteten Daten sind:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Anfrage
Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
Inhalt der Anforderung (konkrete Oberfläche)
Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
jeweils übertragene Datenmenge
Betriebssystem und dessen Oberfläche
Sprache und Version des Betriebssystems

2.4 Zugriff auf Funktionen oder Daten

Die App fragt den Zugriff des Nutzers zu Funktionen des Endgeräts oder auf Daten des Endgeräts an, um Funktionen der App ausführen zu können. Indem der Nutzer den Zugriff gestattet, erteilt er seine Einwilligung in die damit verbundene Datenverarbeitung, so dass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ist. Nutzer können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem sie den Zugriff in den Einstellungen des Endgeräts beenden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf.

Die insoweit verarbeiteten Daten oder verwendeten Zugriffsfunktionen sind

bestehende Fotoaufnahmen, Kamera (zum Scannen von Belegen per Kamera bzw. zum Hochladen von Belegen aus Fotos oder Dateien)
Biometrie/Gerätesperre (Face ID bzw. Fingerabdruck) zur Bestätigung vor der Freigabe von Steuerformularen; die Prüfung erfolgt ausschließlich lokal durch das Betriebssystem, die App erhält nur Erfolg/Misserfolg.
Schreibzugriff auf die Galerie (nur auf Wunsch des Nutzers, um eine Kopie eines gescannten Belegs zu speichern); unter Android ohne Lesezugriff auf die Mediathek.

Auf Werbe-IDs, Standortdaten und das Mikrofon greift die App nicht zu.

2.5 Datenverarbeitung zur Bereitstellung von Funktionen

In der App verarbeiten wir Daten, um dem Nutzer Funktionen der App zur Verfügung zu stellen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist der mit dem Nutzer geschlossene Nutzungsvertrag über die App (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Die App ist eine Begleit-App zur mika-Webanwendung (getmika.de) für Kunden (GmbHs/UGs) mit bestehendem mika-Konto und nutzt dasselbe Backend wie die Webanwendung. Sie bietet insbesondere folgende Funktionen: Anmeldung mit E-Mail und Passwort oder per E-Mail-Code, optional mit Zwei-Faktor-Code (TOTP); Scannen von Belegen per Kamera oder Hochladen von Belegen aus Fotos/Dateien; Bearbeitung von Todos zur Buchhaltung; Chat mit der mika-KI und den Buchhaltern; Dashboard mit Kontoständen und Zahlungslauf; Freigabe von Steuerformularen nach Abfrage der Gerätesperre. In der App erfasste Inhalte (Belege, Chatnachrichten, Todo-Antworten) werden so verarbeitet wie bei der Nutzung der Webanwendung, mit denselben Auftragsverarbeitern. Die Erstellung und Löschung des Nutzerkontos erfolgt über die Webanwendung bzw. per E-Mail an [email protected].

Die insoweit verarbeiteten Daten sind

Die vom Nutzer selbst in die App eingegebenen Daten, insbesondere Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, Passwort bzw. E-Mail-Code, optional Zwei-Faktor-Code), Belege, Chatnachrichten und Todo-Antworten
Technisch notwendige Daten bei der Prüfung auf App-Aktualisierungen: IP-Adresse, Betriebssystem/Plattform, App-Version und Update-Kanal sowie eine zufällig erzeugte, app-eigene Installations-ID (keine Geräte-ID)
Anmelde-Token, das lokal verschlüsselt im sicheren Speicher des Geräts (iOS Keychain/Android Keystore) gespeichert wird
Gewähltes Unternehmen und Spracheinstellung, die lokal auf dem Gerät gespeichert werden

Die Texterkennung zur Qualitätsprüfung gescannter Belege erfolgt lokal auf dem Gerät (Google ML Kit, on-device).

2.6 Keine Werbung, keine Analyse- oder Tracking-Tools

Die App enthält keine Werbung und keine In-App-Käufe. Derzeit sind in der App keine Analyse- oder Tracking-Tools aktiv. Das Analyse-Tool PostHog (EU) ist in der App vorbereitet, in der veröffentlichten Version jedoch deaktiviert; eine Aktivierung erfolgt erst nach Einholung der Einwilligung des Nutzers.

2.7 Tools von Drittanbietern

2.7.1 Amazon AWS

Wir setzen Amazon AWS zum Hosting ein. Der Anbieter ist Amazon Web Services EMEA Sarl, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855, Luxemburg. Der Anbieter verarbeitet Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten), Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen) in der EU.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, eine moderne und kostengünstige Hostingumgebung zu unterhalten.

Die Daten werden gelöscht, wenn der Zweck ihrer Erhebung entfallen ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Weitere Informationen sind in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://aws.amazon.com/de/privacy/ abrufbar.

2.7.2 Expo

Für die Prüfung auf App-Aktualisierungen setzen wir Expo ein. Der Anbieter ist 650 Industries, Inc., USA. Unser eigener Update-Server (AWS, Region Frankfurt) fragt bei Update-Prüfungen die Zuordnung von Update-Kanal und App-Version bei Expo ab. Der Anbieter verarbeitet dabei technische Abrufdaten, jedoch keine Inhalte, in den USA.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, eine App zur Verfügung zu stellen und diese aktuell zu halten.

2.7.3 heyData

Wir haben ein Datenschutz-Siegel eingebunden. Der Anbieter ist heyData GmbH, Bertolt-Brecht-Platz 3, 10117 Berlin, Deutschland. Der Anbieter verarbeitet Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adressen) in der EU.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, Nutzern unserer App eine Bestätigung über unsere Datenschutz-Compliance zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig hat der Anbieter ein berechtigtes Interesse daran, sicherzustellen, dass nur Kunden mit bestehenden Verträgen seine Siegel nutzen, weshalb eine bloße Bildkopie des Zertifikats keine gangbare Alternative zur Bestätigung darstellt.

Die Daten werden nach der Erhebung maskiert, damit kein Personenbezug mehr besteht. Weitere Informationen sind in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://heydata.eu/datenschutzerklaerung abrufbar.

3. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine aktuelle Version ist jeweils hier verfügbar.

4. Fragen und Kommentare

Für Fragen oder Kommentare bezüglich dieser Datenschutzerklärung stehen wir gern unter den oben angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung.