XRechnung vs ZUGFeRD: Der Unterschied für deine GmbH erklärt
Direct Answer
Der Hauptunterschied liegt in der Lesbarkeit: Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, der nur für Maschinen lesbar ist (Standard bei Behörden). ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Ein für Menschen lesbares PDF, in dem der XML-Datensatz unsichtbar eingebettet ist. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
Einleitung
Hast du in den letzten Monaten auch schon mal eine E-Mail mit einer seltsamen XML-Datei im Anhang bekommen und dich gefragt, was das soll? Oder hast du eine PDF geöffnet, die irgendwie 'anders' aussah? Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Das bedeutet: deine GmbH muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und korrekt zu verarbeiten. Aber die Begriffe XRechnung und ZUGFeRD sorgen immer noch für Verwirrung. Hier erfährst du, was für deine GmbH wirklich zählt.
TL;DR
XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF + XML) sind die neuen Standards. Seit 2025 musst du sie empfangen können. mika hilft dir, beide Formate automatisch zu verarbeiten und rechtssicher zu archivieren.
Key Takeaways
- 1. XRechnung ist reiner Code (XML) und Standard bei Behörden; ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF und XML.
- 2. Seit dem 01.01.2025 muss jede GmbH in Deutschland beide Formate empfangen und archivieren können.
- 3. Mit mika kannst du beide Formate lesen, prüfen und GoBD-konform archivieren, ohne technische Hürden.
Die Grundlagen: Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Ein weit verbreitetes Missverständnis vorab: Eine normale PDF-Rechnung, die du per E-Mail bekommst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Eine echte E-Rechnung nach der Norm EN 16931 muss strukturierte Daten enthalten. Das heißt: Die Informationen (Rechnungsnummer, Betrag, Umsatzsteuer) müssen so gespeichert sein, dass eine Software sie automatisch auslesen und verarbeiten kann – ohne dass jemand die Zahlen abtippen muss. Hier greifen die beiden deutschen Standards: XRechnung und ZUGFeRD.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Der direkte Vergleich
Der entscheidende Unterschied liegt in der Lesbarkeit für das menschliche Auge. Während das eine Format rein auf Maschinen ausgelegt ist, verbindet das andere Mensch und Maschine.
1. Die XRechnung (Der Behörden-Liebling)
Die XRechnung ist ein reiner Datensatz (XML). Wenn du eine solche Datei ohne spezielle Software öffnest, siehst du nur Code-Salat – viele spitze Klammern und kryptische Begriffe . Es gibt kein optisches Belegbild. Sie wurde primär für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) entwickelt, da Bundesbehörden dieses Format fordern.
2. ZUGFeRD (Der Allrounder)
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es sieht auf den ersten Blick aus wie eine normale PDF-Datei, die du lesen und ausdrucken kannst. Der Clou: In dieser PDF versteckt sich der XML-Datensatz als Anhang. deine Software liest die Daten aus, du liest das PDF. Das macht den Einstieg oft leichter.
Tabelle: Die Unterschiede auf einen Blick
Die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
Empfangspflicht seit 2025: Was deine GmbH tun muss
Viele denken, der einfache PDF-Versand reiche aus. Vorsicht: Seit dem 01.01.2025 gilt die Empfangspflicht. Das bedeutet, wenn dir ein Lieferant eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schickt, darfst du diese nicht ablehnen. du musst technisch in der Lage sein, sie anzunehmen und – ganz wichtig – auch korrekt zu archivieren .
Ein einfaches Abspeichern der PDF-Ansicht (bei ZUGFeRD) reicht oft nicht aus, wenn die Software die XML-Daten verarbeitet hat. Bei der XRechnung hast du gar kein PDF zum Abheften. du brauchst also zwingend eine Lösung, die diese Formate versteht.
Und wann musst du selbst so versenden?
Für den Versand (Ausstellungspflicht) gibt es Übergangsfristen. Bis Ende 2026 darfst du theoretisch noch Papierrechnungen oder normale PDFs verschicken (bei PDFs brauchst du die Zustimmung des Empfängers). Ab 2027 wird es dann für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ernst. Die Vorteile der Automatisierung kannst du jedoch schon heute nutzen.
XRechnung und ZUGFeRD mit mika verarbeiten
du musst kein IT-Experte werden, um diese Formate zu beherrschen. mika ist deine KI-Alternative zum Steuerbüro und nimmt dir das technische Kopfzerbrechen ab.
- Automatischer Empfang: Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD – du leitest die Datei einfach an mika weiter.
- Visualisierung: mika macht aus der kryptischen XRechnung eine lesbare Ansicht für dich.
- Automatische Prüfung: Bei mika wird jeder Beleg automatisch auf Korrektheit und Steuerabziehbarkeit geprüft, bevor er verbucht wird. mika prüft nicht nur die technische Gültigkeit, sondern auch die buchhalterische Plausibilität.
- Rechtssichere Archivierung: mika speichert die Original-XML-Daten GoBD-konform ab. du musst dich um nichts kümmern.
Mit mika erledigst du Buchhaltung und Jahresabschluss selbst ohne dich durch XML-Code wühlen zu müssen.
Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F: Kann ich eine XRechnung einfach ausdrucken und abheften?
A: Nein, das reicht nicht. Das steuerlich relevante Original ist der Datensatz (die XML-Datei). Dieser muss digital und unveränderbar archiviert werden. Ein Papierausdruck gilt bei einer XRechnung nur als Kopie und genügt den GoBD-Anforderungen nicht.
F: Brauche ich für E-Rechnungen einen Steuerberater?
A: Nicht zwingend für die Verarbeitung. Mit einer Software wie mika kannst du E-Rechnungen empfangen, prüfen und verbuchen. mika ersetzt das Steuerbüro für GmbHs bei der laufenden Buchhaltung und dem Jahresabschluss, sodass du diese Aufgaben selbst erledigen kannst.
F: Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung ablehne?
A: Seit dem 01.01.2025 hast du im B2B-Bereich kein Recht mehr, eine E-Rechnung abzulehnen. Wenn ein Lieferant dir eine normkonforme E-Rechnung schickt, gilt sie als zugestellt. Ignorierst du sie, gerätst du in Zahlungsverzug und riskierst Mahngebühren.
F: Kostet mika extra für E-Rechnungen?
A: Nein. Die Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD ist in allen mika-Paketen (ab 49€/Monat) enthalten. du zahlst keinen Aufpreis für die E-Rechnungs-Funktionalität.
F: Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
A: Optisch sieht sie oft aus wie ein normales PDF. In einem PDF-Reader siehst du aber meist eine Büroklammer oder ein Anlagen-Symbol, das eine XML-Datei anzeigt. Moderne Buchhaltungs-Tools wie mika erkennen das Format automatisch beim Upload.
Weitere häufige Fragen (PAA)
F: Ist ZUGFeRD und XRechnung das gleiche?
A: Nein, aber sie basieren auf derselben Norm (EN 16931). XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildkomponente. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Inhaltlich transportieren sie oft die gleichen Daten, aber die Verpackung ist anders.
F: Welches Format ist besser für meine GmbH?
A: Für den B2B-Verkehr (Geschäfte mit anderen Unternehmen) ist ZUGFeRD oft praktischer, da der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesen kann (als PDF). Wenn du Rechnungen an Behörden stellst, ist die XRechnung meist Pflicht.
F: Muss ich XRechnungen in PDF umwandeln?
A: Für die Archivierung nicht – du musst das Original (die XML-Datei) aufbewahren. Um sie lesen zu können, brauchst du aber eine Visualisierungs-Software oder ein Tool wie mika, das die Daten für dich lesbar darstellt.
F: Ab wann sind XRechnungen Pflicht?
A: Die Empfangspflicht gilt für alle B2B-Unternehmen bereits seit dem 01.01.2025. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird schrittweise ab 2027 (für Umsätze über 800.000 €) bzw. 2028 (für alle) eingeführt.
Quellen
- ionos.de: https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/xrechnung-vs-zugferd/
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